Pemetaan staff dan pengarahan
BAB I
PENDAHULUAN
A. Pendahuluan
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Di dalam menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-baiknya dan memberi wewenang-wewenang yang tepat, namun demikian yang lebih penting lagi ialah menempatkan orang secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur organisasi yang telah ditetapkan. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi. Tujuan Staffing adalah: a) Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya. b) Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu. c) Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik. d) Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal.
Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka dalam organisasi tersebut perlu adanya pengarahan. Pengarahan dari pembahasan diatas dapat disimpulkan sebagai proses menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi kearah yang tepat. Arah yang tepat adalah arah yang dapat menggantarkan pada tercapainya tujuan dari sistem manajemen. Tujuan utama dari pengarahan yaitu meningkatkan pencapaian tujuan sistem manajemen dengan cara menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi pada arah yang tepat. Karena perlunya hal tersebut untuk diterapkan, maka kami akan membahasnya lebih lanjut.
B. Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud staffing dan apa saja yang ada di dalamnya?
Apa yang dimaksud dari pengarahan dan apa saja yang ada di dalamnya?
C. Tujuan
Untuk mengetahui definisi staffing dan apa saja yang terdapat dalam staffing.
Untuk mengetahui definisi dari pengarahan dan apa saja yang terdapat di dalamnya.
BAB II
PEMBAHASAN
Pemetaan Staff
Definisi
Salah satu ciri dari organisasi modern adalah penggunaan staf yang terdiri dari berbagai macam staff dengan spesialisasi dan keahlian. Fungsi staff adalah membantu pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya. Jadi staff adalah para pembantu pimpinan yang terdiri dari pejabat-pejabat dengan berbagai spesialisasi. Dalam suatu organisasi sangat diperlukan sekali adanya pembagian tugas atau job description atau dalam istilah manajemen dikenal dengan istilah staffing.
Staffing adalah suatu proses yang berhubungan dengan rekrutmen, seleksi, dan orientasi atau sosialisasi serta penempatan pegawai baru melalui organisasi tersebut memenuhi atau mengisi sumber daya manusia dari tingkatan manajer hingga karyawan. Fungsi staffing dalam manajemen dapat didefinisikan sebagai mengisi posisi-posisi dalam struktur organisasi melalui identifikasi kebutuhan tenaga kerja, menginventarisasi tenaga-tenaga yang tersedia, perekrutan, seleksi, penempatan, promosi, penilaian, penggajian, dan latihan bagi tenaga kerja yang dibutuhkan.
Tujuan Staffing
1. terwujudnya sinergi pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya.
2. terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu
3. memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing- masing menyelesaikan tugasnya dengan baik
4. mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi organisasi
Manfaat Staffing
Apabila penyusunan staf dapat dilaksanakan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Beberapa manfaat diantaranya adalah:
a. dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan.
b. dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
c. dapat menambah gairah kerja
d. dapat diciptakan suasana kerja yang menguntungkan
Faktor Situasi Mempengaruhi Staffing
a. lingkungan eksternal
Pengaruh ini dapat dikelompokkan kedalam kendala-kendala atau kesempatan-kesempatan pendidikan, sosiokultural, hokum-politik, dan ekonomi.
1. kesempatan kerja yang sama
Beberapa undang-undang memberikan EEO tentang kesempatan kerja yang sama. Undang-undang ini melarang praktek employment yang membeda-bedakan berdasarkan suku-bangsa, warna kulit, agama, kelamin, atau usia.
2. staffing dalam lingkungan internasional
contoh IBM menjadi model untuk banyak perusahaan multinasional, dimana staffing mempunyai lingkup seluruh dunia.
b. Lingkungan Internal
faktor-faktor internal yang dipilih untuk pembahasan ini adalah mengenai staffing posisi-posisi manajerial dengan personalia dari dalam perusahaan dan juga dari luar perusahaan, menentukan tanggung jawab untuk staffing dan kebutuhan akan dukungan untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan.
1. kebijaksanaan persaingan terbuka
Kebijaksanaan persaingan-terbuka ini merupakan alat yang lebih baik dan lebih jujur untuk menjamin kompetensi manajerial dibandingkan dengan kewajiban promosi dari dalam. Akan tetapi, ia memang memberikan kewajiban khusus kepada manajer yang memakainya.
2. seleksi manajer-manajer kunci
Manajer-manajer kunci adalah manajer- manajer yang mencetuskan suatu program dan melaksanakannya sampai selesai. Manajer- manajer kunci ini barangkali kebanyakan dijumpai atau mendekati puncak struktur organisasi. Mereka memberikan nada, imaginasi, dan pertimbangan yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan-tujuannya. Di sini faktor-faktor yang dicari adalah pandangan, ide-ide baru, dan aplikasi-aplikasi baru.
3. tanggung jawab untuk staffing
Tujuannya adalah untuk menarik, menempatkan pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar pegawai dapat bekerja secara efektif. Pengisian jabatan didasarkan pada asas “The right man in the right place” (penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat) dan “The right man in the right job” (penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat).
4. dukungan manajemen puncak untuk mengatasi penolakan terhadap staffing yang efektif
Cara untuk mengubah struktur organisasi yang kaku menjadi struktur organisasi yang memungkinkan untuk melakukan adaptasi adalah dengan meninggalkan seluruh model organisasi pada abad yang silam bersama dengan semua pengadaan yang mendasarinya.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Jenis Struktur Organisasi
secara garis besar, struktur organisasi perusahaan meliputi 5 jenis struktur yaitu:
1. struktur organisasi fungsional
Yaitu susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi setiap komponen. Dalam sebuah perusahaan, minimal terdapat lima bagian utama yaitu: divisi produksi, divisi pemasaran, divisi personalia, divisi pembelanjaan, dan divisi umum.
2. struktur organisasi usaha
Yaitu organisasi pada sebuah perusahaan yang didasari oleh adanya usaha pengembangan produk serta riset-riset usaha, sehingga komponen perusahaan menjadi lebih luas.
3. struktur organisasi matriks
Yaitu susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan beragam projek yang tengah dikembangkan oleh perusahaan tersebut. Dikepalai oleh direktur utama, dan dibawahnya terdapat manajer-manajer projek yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan project masing-masing.
4. struktur organisasi proyek
Dibentuk hanya untuk mengerjakan suatu proyek kerja pada sebuah perusahaan, dan akan ditiadakan ketika proyek telah berhasil diselesaikan.
5. struktur organisasi tim kerja
Yaitu sebuah struktur organisasi yang dibauat sewaktu- waktu demi menangani sebuah proyek yang sifatnya tak terduga atau dadakan. Biasanya disusun oleh SDM yang anadal, yang dijamin mampu menyelesaikan proyek dan masalahnya dengan cepat dan baik.
Langkah- Langkah Staffing
Menurut T. Hani Handoko (2000: 230) langkah-langkah dalam proses staffing meliputi beberapa aspek yaitu :
a. Perencanaan sumber daya manusia
Apabila suatu perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru, maka perusahaan akan mencari orang yang cakap dan terampil untuk mengisi tugas yang kosong tersebut serta mempunyai motivasi untuk melaksanakan misi dan tujuan perusahaan tersebut. Perusahaan bisa memperoleh tenaga kerja tersebut melalui 2 sumber yaitu sumber dari dalam perusahaan (intern) dan sumber dari luar perusahaan (ekstern), sumber dari dalam perusahaan yaitu dengan menggunakan orang-orang yang bekerja dalam perusahaan tersebut terutama dalam rangka promosi dan mutasi jabatan, sedangkan sumber yang berasal dari luar perusahaan seperti dari sekolah-sekolah, departemen tenaga kerja, iklan, teman pegawai perusahaan, dan lain-lain.
b. Penarikan tenaga kerja
Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu.
c. Penyeleksian tenaga kerja
Dalam proses seleksi ini diadakan penilaian sifat-sifat dan karakteristik calon pegawai yang diterima, yaitu calon yang memenuhi syarat sebagaimana telah ditentukan., terjadi tahapan pengumuman pendaftaran, tahapan pendaftaran Dalam rekruitmen karyawan sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada organisasi.
d. Pengenalan dan orientasi organisasi
Orientasi atau masa pengenalan pegawai baru perlu diadakan, Calon pegawai baru melalui masa percobaan dan hendaknya dipandang sebagai salah satu fase dalam proses seleksi. Pada masa percobaan ini atasan dapat menilai kualitas pegawai baru orientasi pegawai sangat penting terutama bagi perusahaan besar di mana pimpinan tidak mungkin mengadakan pengawasan langsung.
e. Latihan dan pengembangan karyawan
Tenaga kerja perlu dilatih dan dikembangkan agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik. Dengan adanya latihan dan pengembangan yang baik, perusahaan akan memperoleh tenaga kerja yang cakap dan terlatih sehingga dapat melakukan pekerjaannya dengan efisien. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui “in service training”.
f. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
Pada dasarnya penilaian pegawai mempunyai manfaat ganda karena dapat digunakan sebagai alat dalam mengambil keputusan seperti untuk pembayaran upah, gaji, bonus, alat dan pemberian nasehat kepada pegawai. Penilaian karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja, kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif lainnya.
g. Pemberian balas jasa dan penghargaan Kompensasi diberikan sebagai balas jasa dan penghargaan kepada karyawan.
Kompensasi yang diberikan perusahaan bisa sebagai alat untuk memotivasi pegawai agar bekerja dengan lebih baik. Pemberian balas jasa disini meliputi pembayaran insentif/gaji harus adil, layak, tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan memberikan kepuasan kepada semua pihak baik karyawan maupun atasan atau pimpinan.
Dengan adanya langkah-langkah tersebut, perusahaan mengharapkan bisa memperoleh tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja dengan efisien dan efektif sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja dan sebagai dampak akhirnya perusahaan mencapai tujuannya.
Pengarahan
Definisi
Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus dikerjakan atau tidak boleh dikerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standard, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan peraturan dan standard, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi.
Dalam pelaksanaan tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas, dan tanggung jawabnya.
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut tentang berbagai tingkah laku yang berbeda- beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip yaitu:
Prinsip mengarah pada tujuan
Pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efisiennya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Prinsip kesatuan komando
Cara-Cara Pengarahan atau penggerakan
Cara-cara pengarahan atau penggerakan yang dapat dilakukan dalam organisasi, yaitu:
Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
Perintah
Merupakan permintaan dari pemimpin kepada orang yang ada dibawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
Faktor-Faktor dalam Pengarahan atau Pergerakan
a. dilihat dari sudut organisasi
b. tedapat peraturan peraturan
c. terdapat fasilitas fasilitas
d. terdapat sarana komunikasi yang memadai
e. terdapat pemimpin pemimpin
f. dilihat dari segipemimpin
g. terdapat memanang
h. memiliki watak kepemimpinan
i. memiliki berbagai banyak kelebihan (cakap)
j. memahami tekhnik-tekhnik kepemimpinan
k. dilihat dari segi pegawai/karyawan
l. memiliki knowledge dan skill yang memadai
m. bekerja sepenuh hati (loyal)
n. mau dipimpin/diarahkan)
o. terpelihara kerja timnya
Bentuk-Bentuk Pengarahan
Dalam proses pengarahan perlu melibatkan beberapa bentuk komponen berikut:
Memimpin
Menurut Garry K. Hines (2004: 121) yang dimaksud dengan kepemimpinan adalah proses dimana seorang individu mempunyai pengaruh terhadap orang lain dan mengilhami, memberi semangat, memotivasi, dan mengarahkan kegiatan-kegiatan mereka guna membantu tercapainya tujuan kelompok dan organisasi. Jika pemimpin itu efektif, maka pengaruh terhadap orang lain akan membantu tercapainya tujuan organisasi.
(1) Gaya kepemimpinan
Menurut Gary K. Hines (2004: 122) gaya kepimpinan dipengaruhi oleh tiga hal, yaitu motivasi, pilihan atas gaya pembuatan keputusan, dan perhatian pada lingkungan kerja apakah pada tugas atau pada orang.
(a) Motivasi positif atau negatif
Pemimpin dapat mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan melalui pendekatan motivasi.
(b) Gaya pembuatan keputusan
Gaya kepemimpinan dari seorang manajer dapat dibedakan atas 3 (tiga) kategori, yaitu gaya otokratis, gaya partisipatif, dan gaya bebas kekang atau bebas terkendali.
i) Gaya otokratis, yaitu seoarang manajer akan bergaya otokratis dan tidak membagikan wewenang pembuatan keputusan kepada bawahannya. Ia membuat keputusan kemudian mengumumkannya. Manajer otokratis mungkin meminta gagasan dan umpan balik dari bawahan mengenai keputusannya yang dibuat, tapi masukan tersebut tidak akan mengubah keputusan.
ii) Gaya partisipatif, manajer bergaya partisipatif akan berbagi wewenang untuk membuat keputusan kepada bawahannya. Tingkat pembagian bersama bersama berkisar dari penyajian keputusan bersama oleh manajer yang sifatnya masih bisa berubah sehingga membiarkan kelompok atau bawahan untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan.
iii) Gaya bebas terkendali, gaya ini sering disebut pendekatan mereka atau they atau gaya penonton. Gaya ini memberdayakan individu atau kelompok untuk menjalankan tugas atau kemauan mereka, tanpa keterlibatan dari manajer secara langsung. Gaya ini sangat mengandalkan pada pendelegasian wewenang dan bekerja sangat baik jika memiliki kekuatan keahlian, jika para peserta memiliki dan tahu bagaimana menggunakan peralatan dan teknik yang dibutuhkan untuk tugas-tugas mereka.
(c) Berorientasi pada tugas atau orang
Pemimpin yang berorientasi pada orang akan memiliki acuan utama kepada bagaimana membina hubungan dengan karyawan. Sedangkan orientasi pada tugas lebih menekankan pada metode, teknologi, rencana, dan program, batas waktu, sasaran, dan dikerjakaannya sebuah pekerjaan.
(d) Fungsi kepemimpinan
T. Hani Handoko (2000: 294), menjelaskan dua fungsi utama: (i) task-related merupakan fungsi yang berhubungan dengan tugas dan pemecahan masalah, yaitu menyangkut pemberian saran penyelesaian apabila terjadi konflik dalam organisasi, memberi informasi kepada para anggota, (ii) group-maintenance, yaitu fungsi yang berhubungan dengan pemeliharaan kelompok atau sosial.
Memotivasi
Menurut Michael Armstrong (2002: 65) motivasi adalah kondisi di dalam (diri) yang menyebabkan seseorang bertingkah laku tertentu yang memastikan terlaksananya suatu
tujuan tertentu. Motivasi adalah suatu hal yang sangat sentral dalam manajemen karena menerangkan mengapa orang bertingkah laku tertentu dalam bekerja dalam suatu organisasi.
Komunikasi
Menurut Jhon Ganet (2002: 108) komunikasi dapat diartikan sebagai proses berbagi informasi di antara dua orang atau lebih ataupun kelompok untuk mencapai pengertian bersama.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi. Tujuan Staffing adalah: a) Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya. b) Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu. c) Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik. d) Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal.
Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka dalam organisasi tersebut perlu adanya pengarahan. Pengarahan dari pembahasan diatas dapat disimpulkan sebagai proses menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi kearah yang tepat. Arah yang tepat adalah arah yang dapat menggantarkan pada tercapainya tujuan dari sistem manajemen. Dan dalam pengarahan yang baik perlu bentuk-bentuk komponen seperti gaya kepemimpinannya harus baik, bisa memberikan motivasi, dan bisa saling komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
Firmansyah, M. Anang dan Mahardika, Budi W. Pengantar Manajemen. (Yogyakarta:Deepublish.2018).
Hamali, Arif Yusuf dan Budihastuti, Eka Sari. Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi, dan Manajemen Strategi Mengelola Kelangsungan Hidup Organisasi. (Jakarta:Prenadamedia Group.2019).
Maryono, Istilah-Istilah dalam Kebijakan dan Manajemen Kesehatan.
Mujahida,Siti. Pengantar Manajemen. (Bandung:Eksis Media Grafisindo. 2018).
Sukmadi. Dasar-Dasar Manajemen. (Bandung: Humaniora Utama Press. 2017).
PENDAHULUAN
A. Pendahuluan
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Di dalam menyusun sebuah organisasi, perlu sekali pembagian tugas yang sebaik-baiknya dan memberi wewenang-wewenang yang tepat, namun demikian yang lebih penting lagi ialah menempatkan orang secara tepat pada tempat-tempat sesuai struktur organisasi yang telah ditetapkan. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi. Tujuan Staffing adalah: a) Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya. b) Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu. c) Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik. d) Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal.
Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka dalam organisasi tersebut perlu adanya pengarahan. Pengarahan dari pembahasan diatas dapat disimpulkan sebagai proses menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi kearah yang tepat. Arah yang tepat adalah arah yang dapat menggantarkan pada tercapainya tujuan dari sistem manajemen. Tujuan utama dari pengarahan yaitu meningkatkan pencapaian tujuan sistem manajemen dengan cara menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi pada arah yang tepat. Karena perlunya hal tersebut untuk diterapkan, maka kami akan membahasnya lebih lanjut.
B. Rumusan Masalah
Apa yang dimaksud staffing dan apa saja yang ada di dalamnya?
Apa yang dimaksud dari pengarahan dan apa saja yang ada di dalamnya?
C. Tujuan
Untuk mengetahui definisi staffing dan apa saja yang terdapat dalam staffing.
Untuk mengetahui definisi dari pengarahan dan apa saja yang terdapat di dalamnya.
BAB II
PEMBAHASAN
Pemetaan Staff
Definisi
Salah satu ciri dari organisasi modern adalah penggunaan staf yang terdiri dari berbagai macam staff dengan spesialisasi dan keahlian. Fungsi staff adalah membantu pimpinan dalam menjalankan kepemimpinannya. Jadi staff adalah para pembantu pimpinan yang terdiri dari pejabat-pejabat dengan berbagai spesialisasi. Dalam suatu organisasi sangat diperlukan sekali adanya pembagian tugas atau job description atau dalam istilah manajemen dikenal dengan istilah staffing.
Staffing adalah suatu proses yang berhubungan dengan rekrutmen, seleksi, dan orientasi atau sosialisasi serta penempatan pegawai baru melalui organisasi tersebut memenuhi atau mengisi sumber daya manusia dari tingkatan manajer hingga karyawan. Fungsi staffing dalam manajemen dapat didefinisikan sebagai mengisi posisi-posisi dalam struktur organisasi melalui identifikasi kebutuhan tenaga kerja, menginventarisasi tenaga-tenaga yang tersedia, perekrutan, seleksi, penempatan, promosi, penilaian, penggajian, dan latihan bagi tenaga kerja yang dibutuhkan.
Tujuan Staffing
1. terwujudnya sinergi pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya.
2. terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu
3. memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing- masing menyelesaikan tugasnya dengan baik
4. mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal bagi organisasi
Manfaat Staffing
Apabila penyusunan staf dapat dilaksanakan dengan baik, akan diperoleh banyak manfaat. Beberapa manfaat diantaranya adalah:
a. dapat dicapainya tujuan dengan memuaskan.
b. dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas kerja
c. dapat menambah gairah kerja
d. dapat diciptakan suasana kerja yang menguntungkan
Faktor Situasi Mempengaruhi Staffing
a. lingkungan eksternal
Pengaruh ini dapat dikelompokkan kedalam kendala-kendala atau kesempatan-kesempatan pendidikan, sosiokultural, hokum-politik, dan ekonomi.
1. kesempatan kerja yang sama
Beberapa undang-undang memberikan EEO tentang kesempatan kerja yang sama. Undang-undang ini melarang praktek employment yang membeda-bedakan berdasarkan suku-bangsa, warna kulit, agama, kelamin, atau usia.
2. staffing dalam lingkungan internasional
contoh IBM menjadi model untuk banyak perusahaan multinasional, dimana staffing mempunyai lingkup seluruh dunia.
b. Lingkungan Internal
faktor-faktor internal yang dipilih untuk pembahasan ini adalah mengenai staffing posisi-posisi manajerial dengan personalia dari dalam perusahaan dan juga dari luar perusahaan, menentukan tanggung jawab untuk staffing dan kebutuhan akan dukungan untuk mengatasi penolakan terhadap perubahan.
1. kebijaksanaan persaingan terbuka
Kebijaksanaan persaingan-terbuka ini merupakan alat yang lebih baik dan lebih jujur untuk menjamin kompetensi manajerial dibandingkan dengan kewajiban promosi dari dalam. Akan tetapi, ia memang memberikan kewajiban khusus kepada manajer yang memakainya.
2. seleksi manajer-manajer kunci
Manajer-manajer kunci adalah manajer- manajer yang mencetuskan suatu program dan melaksanakannya sampai selesai. Manajer- manajer kunci ini barangkali kebanyakan dijumpai atau mendekati puncak struktur organisasi. Mereka memberikan nada, imaginasi, dan pertimbangan yang dapat membantu perusahaan mencapai tujuan-tujuannya. Di sini faktor-faktor yang dicari adalah pandangan, ide-ide baru, dan aplikasi-aplikasi baru.
3. tanggung jawab untuk staffing
Tujuannya adalah untuk menarik, menempatkan pegawai menurut jumlah, jenis, keahlian dan keterampilan, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, agar pegawai dapat bekerja secara efektif. Pengisian jabatan didasarkan pada asas “The right man in the right place” (penempatan orang-orang yang tepat pada tempat yang tepat) dan “The right man in the right job” (penempatan orang-orang yang tepat pada pekerjaan yang tepat).
4. dukungan manajemen puncak untuk mengatasi penolakan terhadap staffing yang efektif
Cara untuk mengubah struktur organisasi yang kaku menjadi struktur organisasi yang memungkinkan untuk melakukan adaptasi adalah dengan meninggalkan seluruh model organisasi pada abad yang silam bersama dengan semua pengadaan yang mendasarinya.
Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan susunan dan hubungan antara setiap bagian maupun posisi yang terdapat pada sebuah organisasi atau perusahaan dalam menjalankan kegiatan-kegiatan operasionalnya dengan maksud untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Jenis Struktur Organisasi
secara garis besar, struktur organisasi perusahaan meliputi 5 jenis struktur yaitu:
1. struktur organisasi fungsional
Yaitu susunan organisasi yang didasarkan pada fungsi setiap komponen. Dalam sebuah perusahaan, minimal terdapat lima bagian utama yaitu: divisi produksi, divisi pemasaran, divisi personalia, divisi pembelanjaan, dan divisi umum.
2. struktur organisasi usaha
Yaitu organisasi pada sebuah perusahaan yang didasari oleh adanya usaha pengembangan produk serta riset-riset usaha, sehingga komponen perusahaan menjadi lebih luas.
3. struktur organisasi matriks
Yaitu susunan organisasi yang dibentuk untuk mengerjakan beragam projek yang tengah dikembangkan oleh perusahaan tersebut. Dikepalai oleh direktur utama, dan dibawahnya terdapat manajer-manajer projek yang bertugas dan bertanggung jawab untuk menyelesaikan project masing-masing.
4. struktur organisasi proyek
Dibentuk hanya untuk mengerjakan suatu proyek kerja pada sebuah perusahaan, dan akan ditiadakan ketika proyek telah berhasil diselesaikan.
5. struktur organisasi tim kerja
Yaitu sebuah struktur organisasi yang dibauat sewaktu- waktu demi menangani sebuah proyek yang sifatnya tak terduga atau dadakan. Biasanya disusun oleh SDM yang anadal, yang dijamin mampu menyelesaikan proyek dan masalahnya dengan cepat dan baik.
Langkah- Langkah Staffing
Menurut T. Hani Handoko (2000: 230) langkah-langkah dalam proses staffing meliputi beberapa aspek yaitu :
a. Perencanaan sumber daya manusia
Apabila suatu perusahaan membutuhkan tenaga kerja baru, maka perusahaan akan mencari orang yang cakap dan terampil untuk mengisi tugas yang kosong tersebut serta mempunyai motivasi untuk melaksanakan misi dan tujuan perusahaan tersebut. Perusahaan bisa memperoleh tenaga kerja tersebut melalui 2 sumber yaitu sumber dari dalam perusahaan (intern) dan sumber dari luar perusahaan (ekstern), sumber dari dalam perusahaan yaitu dengan menggunakan orang-orang yang bekerja dalam perusahaan tersebut terutama dalam rangka promosi dan mutasi jabatan, sedangkan sumber yang berasal dari luar perusahaan seperti dari sekolah-sekolah, departemen tenaga kerja, iklan, teman pegawai perusahaan, dan lain-lain.
b. Penarikan tenaga kerja
Rekruitmen karyawan dilakukan untuk menggantikan pekerja lama yang telah berhenti dikarenakan pensiun, meninggal, mengundurkan diri atau diberhentikan karena suatu kebijakan tertentu.
c. Penyeleksian tenaga kerja
Dalam proses seleksi ini diadakan penilaian sifat-sifat dan karakteristik calon pegawai yang diterima, yaitu calon yang memenuhi syarat sebagaimana telah ditentukan., terjadi tahapan pengumuman pendaftaran, tahapan pendaftaran Dalam rekruitmen karyawan sesuai bidang yang dibutuhkan, serangkaian tes/seleksi, dan pengumuman kelulusan. Para peserta yang lulus seleksi akhir, dinyatakan sebagai karyawan baru yang siap berkontribusi pada organisasi.
d. Pengenalan dan orientasi organisasi
Orientasi atau masa pengenalan pegawai baru perlu diadakan, Calon pegawai baru melalui masa percobaan dan hendaknya dipandang sebagai salah satu fase dalam proses seleksi. Pada masa percobaan ini atasan dapat menilai kualitas pegawai baru orientasi pegawai sangat penting terutama bagi perusahaan besar di mana pimpinan tidak mungkin mengadakan pengawasan langsung.
e. Latihan dan pengembangan karyawan
Tenaga kerja perlu dilatih dan dikembangkan agar dapat melaksanakan pekerjaanya dengan baik. Dengan adanya latihan dan pengembangan yang baik, perusahaan akan memperoleh tenaga kerja yang cakap dan terlatih sehingga dapat melakukan pekerjaannya dengan efisien. Dalam melaksanakan tugasnya, seorang karyawan tidak mungkin statis, tetapi harus dinamis serta senantiasa berusaha untuk dapat meningkatkan prestasi dan hasil karyanya, oleh karena itu keterampilan dan pengetahuan karyawan perlu dikembangkan melalui “in service training”.
f. Penilaian pelaksanaan kerja karyawan
Pada dasarnya penilaian pegawai mempunyai manfaat ganda karena dapat digunakan sebagai alat dalam mengambil keputusan seperti untuk pembayaran upah, gaji, bonus, alat dan pemberian nasehat kepada pegawai. Penilaian karyawan mengacu pada sistem karier dan hasil prestasi kerja. Pada sistem karier yang dilihat adalah kecakapan karyawan yang bersangkutan, pengalamannya dalam bekerja, kesetiaan pada organisasi, pengabdian dari segi lamanya waktu bekerja dan syarat objektif lainnya.
g. Pemberian balas jasa dan penghargaan Kompensasi diberikan sebagai balas jasa dan penghargaan kepada karyawan.
Kompensasi yang diberikan perusahaan bisa sebagai alat untuk memotivasi pegawai agar bekerja dengan lebih baik. Pemberian balas jasa disini meliputi pembayaran insentif/gaji harus adil, layak, tepat waktu sesuai dengan peraturan yang berlaku, dan memberikan kepuasan kepada semua pihak baik karyawan maupun atasan atau pimpinan.
Dengan adanya langkah-langkah tersebut, perusahaan mengharapkan bisa memperoleh tenaga kerja yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan dapat bekerja dengan efisien dan efektif sehingga terjadi peningkatan produktivitas kerja dan sebagai dampak akhirnya perusahaan mencapai tujuannya.
Pengarahan
Definisi
Pengarahan berarti menentukan bagi bawahan tentang apa yang harus dikerjakan atau tidak boleh dikerjakan. Pengarahan mencakup berbagai proses operasi standard, pedoman dan buku panduan, bahkan manajemen berdasarkan sasaran. Pengarahan merupakan metode untuk menyalurkan perilaku bawahan dalam aktivitas tertentu dan menghindari aktivitas lain dengan menetapkan peraturan dan standard, kemudian memastikan bahwa peraturan tersebut dipatuhi.
Dalam pelaksanaan tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas, dan tanggung jawabnya.
Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efisien untuk mencapai tujuan.
Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut tentang berbagai tingkah laku yang berbeda- beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip yaitu:
Prinsip mengarah pada tujuan
Pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efisiennya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan.
Prinsip keharmonisan dengan tujuan
Prinsip kesatuan komando
Cara-Cara Pengarahan atau penggerakan
Cara-cara pengarahan atau penggerakan yang dapat dilakukan dalam organisasi, yaitu:
Orientasi
Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
Perintah
Merupakan permintaan dari pemimpin kepada orang yang ada dibawahnya untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu.
Delegasi wewenang
Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.
Faktor-Faktor dalam Pengarahan atau Pergerakan
a. dilihat dari sudut organisasi
b. tedapat peraturan peraturan
c. terdapat fasilitas fasilitas
d. terdapat sarana komunikasi yang memadai
e. terdapat pemimpin pemimpin
f. dilihat dari segipemimpin
g. terdapat memanang
h. memiliki watak kepemimpinan
i. memiliki berbagai banyak kelebihan (cakap)
j. memahami tekhnik-tekhnik kepemimpinan
k. dilihat dari segi pegawai/karyawan
l. memiliki knowledge dan skill yang memadai
m. bekerja sepenuh hati (loyal)
n. mau dipimpin/diarahkan)
o. terpelihara kerja timnya
Bentuk-Bentuk Pengarahan
Dalam proses pengarahan perlu melibatkan beberapa bentuk komponen berikut:
Memimpin
Menurut Garry K. Hines (2004: 121) yang dimaksud dengan kepemimpinan adalah proses dimana seorang individu mempunyai pengaruh terhadap orang lain dan mengilhami, memberi semangat, memotivasi, dan mengarahkan kegiatan-kegiatan mereka guna membantu tercapainya tujuan kelompok dan organisasi. Jika pemimpin itu efektif, maka pengaruh terhadap orang lain akan membantu tercapainya tujuan organisasi.
(1) Gaya kepemimpinan
Menurut Gary K. Hines (2004: 122) gaya kepimpinan dipengaruhi oleh tiga hal, yaitu motivasi, pilihan atas gaya pembuatan keputusan, dan perhatian pada lingkungan kerja apakah pada tugas atau pada orang.
(a) Motivasi positif atau negatif
Pemimpin dapat mempengaruhi orang lain untuk mencapai tujuan melalui pendekatan motivasi.
(b) Gaya pembuatan keputusan
Gaya kepemimpinan dari seorang manajer dapat dibedakan atas 3 (tiga) kategori, yaitu gaya otokratis, gaya partisipatif, dan gaya bebas kekang atau bebas terkendali.
i) Gaya otokratis, yaitu seoarang manajer akan bergaya otokratis dan tidak membagikan wewenang pembuatan keputusan kepada bawahannya. Ia membuat keputusan kemudian mengumumkannya. Manajer otokratis mungkin meminta gagasan dan umpan balik dari bawahan mengenai keputusannya yang dibuat, tapi masukan tersebut tidak akan mengubah keputusan.
ii) Gaya partisipatif, manajer bergaya partisipatif akan berbagi wewenang untuk membuat keputusan kepada bawahannya. Tingkat pembagian bersama bersama berkisar dari penyajian keputusan bersama oleh manajer yang sifatnya masih bisa berubah sehingga membiarkan kelompok atau bawahan untuk berpartisipasi dalam membuat keputusan.
iii) Gaya bebas terkendali, gaya ini sering disebut pendekatan mereka atau they atau gaya penonton. Gaya ini memberdayakan individu atau kelompok untuk menjalankan tugas atau kemauan mereka, tanpa keterlibatan dari manajer secara langsung. Gaya ini sangat mengandalkan pada pendelegasian wewenang dan bekerja sangat baik jika memiliki kekuatan keahlian, jika para peserta memiliki dan tahu bagaimana menggunakan peralatan dan teknik yang dibutuhkan untuk tugas-tugas mereka.
(c) Berorientasi pada tugas atau orang
Pemimpin yang berorientasi pada orang akan memiliki acuan utama kepada bagaimana membina hubungan dengan karyawan. Sedangkan orientasi pada tugas lebih menekankan pada metode, teknologi, rencana, dan program, batas waktu, sasaran, dan dikerjakaannya sebuah pekerjaan.
(d) Fungsi kepemimpinan
T. Hani Handoko (2000: 294), menjelaskan dua fungsi utama: (i) task-related merupakan fungsi yang berhubungan dengan tugas dan pemecahan masalah, yaitu menyangkut pemberian saran penyelesaian apabila terjadi konflik dalam organisasi, memberi informasi kepada para anggota, (ii) group-maintenance, yaitu fungsi yang berhubungan dengan pemeliharaan kelompok atau sosial.
Memotivasi
Menurut Michael Armstrong (2002: 65) motivasi adalah kondisi di dalam (diri) yang menyebabkan seseorang bertingkah laku tertentu yang memastikan terlaksananya suatu
tujuan tertentu. Motivasi adalah suatu hal yang sangat sentral dalam manajemen karena menerangkan mengapa orang bertingkah laku tertentu dalam bekerja dalam suatu organisasi.
Komunikasi
Menurut Jhon Ganet (2002: 108) komunikasi dapat diartikan sebagai proses berbagi informasi di antara dua orang atau lebih ataupun kelompok untuk mencapai pengertian bersama.
BAB III
PENUTUP
A. Kesimpulan
Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga kerja memberikan daya guna yang maksimal bagi organisasi. Perlu disadari bahwa manusia adalah unsur terpenting dalam keberhasilan suatu organisasi. Tujuan Staffing adalah: a) Terwujudnya sinergitas pekerja sesuai dengan seluruh tugas dan kewajibannya. b) Terwujudnya mekanisme kerja yang kooperatif, efektif dan terpadu. c) Memudahkan pekerja dengan keahlian pada bidang masing-masing menyelesaikan tugasnya dengan baik. d) Mendorong pekerja untuk memberikan daya guna dan hasil guna yang maksimal.
Agar tujuan tersebut dapat terlaksana dengan baik, maka dalam organisasi tersebut perlu adanya pengarahan. Pengarahan dari pembahasan diatas dapat disimpulkan sebagai proses menuntun kegiatan-kegiatan para anggota organisasi kearah yang tepat. Arah yang tepat adalah arah yang dapat menggantarkan pada tercapainya tujuan dari sistem manajemen. Dan dalam pengarahan yang baik perlu bentuk-bentuk komponen seperti gaya kepemimpinannya harus baik, bisa memberikan motivasi, dan bisa saling komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
Firmansyah, M. Anang dan Mahardika, Budi W. Pengantar Manajemen. (Yogyakarta:Deepublish.2018).
Hamali, Arif Yusuf dan Budihastuti, Eka Sari. Pemahaman Praktis Administrasi, Organisasi, dan Manajemen Strategi Mengelola Kelangsungan Hidup Organisasi. (Jakarta:Prenadamedia Group.2019).
Maryono, Istilah-Istilah dalam Kebijakan dan Manajemen Kesehatan.
Mujahida,Siti. Pengantar Manajemen. (Bandung:Eksis Media Grafisindo. 2018).
Sukmadi. Dasar-Dasar Manajemen. (Bandung: Humaniora Utama Press. 2017).
Komentar
Posting Komentar